Reforma Tributária: passos cruciais para MEs e EPPs se prepararem em até seis meses

Faltando menos de seis meses para a transição da reforma tributária, micro e pequenas empresas enfrentam um cenário repleto de pendências na definição, regulação e esclarecimentos do novo modelo.

Sem adaptação ativa, correm o risco de autuações, perda de créditos fiscais e desajustes no fluxo de caixa, agravados por regras como a não cumulatividade plena e o split payment.

Representando 99% das empresas nacionais e responsáveis por mais de 50% dos empregos formais, MEs e EPPs não podem postergar a revisão de seus processos.

Este guia apresenta os principais desafios e caminhos para uma governança fiscal integrada e boas práticas de planejamento tributário, garantindo segurança e competitividade nessa mudança histórica.

O perigo de não se adequar a tempo

Com o cronograma de transição da reforma tributária começando em seis meses, micro e pequenas empresas que não revisarem suas operações enfrentam consequências sérias.

• Autuações fiscais e multas elevadas por descumprimento de novas obrigações;
• Perda de créditos tributários devido à não cumulatividade plena e à complexidade do split payment;
• Desajustes severos no fluxo de caixa pelo recolhimento automático de tributos;
• Insegurança jurídica e exposição a litígios em processos de fiscalização aprimorados;
• Desvantagem competitiva perante empresas que já ajustarem prontamente seus sistemas.

Adotar uma postura proativa e iniciar imediatamente a análise de processos, sistemas e contratos é essencial para evitar interrupções na operação e garantir a saúde financeira da empresa nessa mudança histórica.

O novo modelo tributário e o papel do CGIBS

O Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (CGIBS) nasce como instância decisória para guiar a transição ao novo modelo tributário, reunindo União, estados e municípios em um fórum de cooperação técnica e política.

• Composição: representantes do Ministério da Economia, Secretaria de Fazenda de cada estado e Confederação Nacional de Municípios;
• Mandato: até 31 de dezembro de 2025, com reuniões periódicas para adequação normativa;
• Atribuições: editar instruções normativas, padronizar procedimentos operacionais e monitorar cronogramas de implantação;
• Objetivo: assegurar uniformidade na cobrança do IBS e alinhar sistemas estaduais ao modelo nacional.

A eleição de Flávio César Mendes, atual presidente do Comsefaz e secretário de Fazenda de Mato Grosso do Sul, confere ao CGIBS forte perfil técnico. Sua experiência em finanças públicas será essencial para a regulamentação da base de cálculo, definição de alíquotas e mitigação de conflitos federativos.

Ao coordenar os testes-piloto conduzidos pelo Serpro e articular ajustes solicitados por setores como construção civil e energia, Flávio César deverá garantir que o novo regime seja operacionalizado com agilidade, transparência e segurança jurídica.

A liderança de Flávio César Mendes

Com ampla experiência em finanças públicas, Flávio César Mendes de Oliveira assume o comando do CGIBS trazendo um sólido histórico como secretário de Fazenda de Mato Grosso do Sul e presidente do Comsefaz. Formado em economia, ele acumulou mais de duas décadas de atuação na gestão tributária e orçamentária, destacando-se pela habilidade em promover acordos federativos e modernizar sistemas fiscais estaduais.

Eleito para cumprir mandato até 31 de dezembro de 2025, Flávio César terá como missão principal estruturar o novo Imposto sobre Bens e Serviços em todo o país. Entre suas atribuições, está a coordenação da elaboração de instruções normativas, a padronização de procedimentos operacionais e a interlocução com secretarias estaduais e municipais. Além disso, caberá a ele supervisionar os testes-piloto do Serpro, incorporar sugestões dos setores econômicos e garantir que a transição ocorra com segurança jurídica, transparência e coerência técnica.

Testes-piloto e críticas dos setores estratégicos

O Serpro, em parceria com a Receita Federal, executa um projeto-piloto da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) envolvendo empresas-piloto de diversos setores. Nessa fase, são testados os módulos de emissão eletrônica de notas, cálculo automático da alíquota única e integração com sistemas ERP, além da validação de regras de crédito fiscal e da retenção automática (split payment).

Até o momento, as principais críticas apontadas pelos setores estratégicos incluem:

• Setor de navegação: complexidade na apuração de crédito em operações de cabotagem e comércio internacional;
• Construção civil: dificuldade de compatibilizar a CBS com programas de incentivo e de parcelamento de créditos da cadeia produtiva;
• Saneamento: falta de clareza sobre quais insumos são elegíveis ao aproveitamento de crédito;
• Energia renovável: incertezas quanto ao creditamento sobre equipamentos importados;
• Petróleo e gás natural: risco de aumento de custo operacional devido à retenção automática de tributos.

Impactos diretos para MEs e EPPs

Segundo o Sebrae, Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) representam 99% do total de empresas no Brasil e respondem por mais de 50% dos empregos formais. Esse peso econômico torna qualquer ajuste tributário especialmente sensível para quem atua no Simples Nacional.

Na transição para o novo modelo, as MEs e EPPs enfrentarão desafios como:

• Perda de benefícios do Simples Nacional: a impossibilidade de crédito pleno no CBS e no IBS pode elevar a carga tributária;
• Complexidade do Simples Nacional Híbrido: exigir recolhimento misto e controle de créditos fiscais distintos;
• Atualização de sistemas e processos: adequação de ERPs, nota eletrônica e relatórios de apuração;
• Fluxo de caixa ajustado: com retenção automática (split payment), o recolhimento deixa de ser postergado;
• Capacitação e governança: necessidade de treinamento de equipe e integração entre áreas contábil, fiscal e de TI.

Sem um planejamento proativo e integrado, as pequenas estruturas correm risco de multas, falhas no cumprimento de obrigações e descontrole financeiro. Mapear processos, revisar contratos e investir em tecnologia são passos fundamentais para atravessar esse período de mudanças com segurança.

Estatísticas e representatividade das MPEs

Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (MPEs) concentram 99% das unidades produtivas no país, estando todas enquadradas no Simples Nacional. Segundo o Sebrae, existem mais de 6,3 milhões de MPEs registradas, respondendo por grande parte da dinâmica econômica local.

• Participação: 60% dos negócios formais adotam o Simples Nacional;
• Emprego: mais de 50% dos empregos com carteira assinada são gerados por MPEs;
• Faturamento: correspondem a cerca de 25% do Produto Interno Bruto (PIB) brasileiro;
• Sobrevivência: 70% das MPEs ultrapassam os cinco anos de atividade, reflexo da adaptação a mudanças regulatórias;
• Distribuição regional: expressiva presença nas regiões Sul e Sudeste, mas em crescimento acelerado no Norte e Nordeste.

A representatividade das MPEs no Simples Nacional reforça sua importância para a estabilidade econômica e social. Qualquer alteração na tributação dessas empresas impacta diretamente a manutenção de empregos, o fomento ao empreendedorismo local e o desenvolvimento das cadeias produtivas em todo o Brasil.

Desafios do CBS e do IBS para micro e pequenas

Com a migração para a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), as micro e pequenas empresas enfrentarão entraves no aproveitamento de créditos fiscais:

• Crédito restrito: ao contrário do modelo atual, haverá limitação no crédito apenas a insumos e serviços diretamente vinculados à atividade principal, excluindo despesas gerais;
• Complexidade operacional: exige classificação detalhada de insumos em sistemas de gestão, aumentando o custo de implantação e a necessidade de retrabalho;
• Competitividade reduzida: fornecedoras de bens e serviços a outras empresas não poderão repassar integralmente os créditos não reconhecidos, elevando o custo final;
• Risco de apuração incorreta: erros na identificação de mercadorias elegíveis ao crédito podem gerar autuações e multas elevadas;
• Gestão fragmentada: a coexistência de CBS/IBS e Simples Nacional tradicional amplia o volume de obrigações acessórias.

Para driblar essas dificuldades, foi criada a opção pelo Simples Nacional Híbrido, que combina regimes:

• Manutenção no Simples para IRPJ e CSLL, preservando alíquotas reduzidas e apuração simplificada;
• Recolhimento de CBS e IBS pelo regime normal, permitindo crédito amplo sobre insumos adquiridos;
• Transferência de créditos: possibilidade de repassar créditos de CBS/IBS a clientes, melhorando o fluxo de caixa;
• Maior controle contábil: necessidade de separar receitas e bases de cálculo para cada regime, exigindo adequação de ERPs e rotinas fiscais.

Estratégias de adaptação e governança fiscal integrada

Para enfrentar as mudanças trazidas pela reforma tributária, é fundamental adotar uma governança fiscal que una planejamento tributário estratégico, compliance digital e gestão contábil integrada. Segundo Ricardo Vivacqua, essa abordagem permite antecipar riscos, otimizar o aproveitamento de créditos e garantir transparência nas obrigações.

• Planejamento tributário sistêmico: mapeie fluxos financeiros e fiscais para identificar oportunidades de crédito e reduzir passivos antes da transição.
• Compliance digital: implemente soluções que automatizem a emissão, recebimento e armazenamento de documentos fiscais eletrônicos, assegurando rastreabilidade e aderência às normas do CBS e IBS.
• Integração contábil e fiscal: utilize ERPs ou plataformas especializadas para consolidar dados contábeis, fiscais e operacionais em um único ambiente, evitando retrabalho e falhas no cruzamento de informações.
• Atualização tecnológica contínua: adote ferramentas de análise de dados e dashboards fiscais, capazes de gerar relatórios em tempo real e suportar a tomada de decisão estratégica.
• Treinamento e capacitação: promova workshops e treinamentos periódicos para equipes contábil, fiscal e de TI, fortalecendo o entendimento das novas regras e processos.
• Auditoria interna e monitoramento: estabeleça controles internos e auditorias regulares para revisar cadastros, alíquotas aplicadas e recolhimentos, garantindo conformidade e reduzindo riscos de autuações.

Ao seguir essas práticas, as empresas podem construir uma base sólida de governança fiscal que não apenas cumpre as exigências legais, mas também fortalece a sustentabilidade financeira e competitividade no novo cenário tributário.

Nova lógica de planejamento financeiro e estrutural

Com a reforma, abandona-se a visão formalista — centrada apenas na escolha do regime tributário — em favor de uma abordagem financeira e sistêmica, que considera todo o ciclo de geração e recuperação de créditos. Essa nova lógica exige planejamento integrado entre áreas contábil, fiscal e financeira, garantindo que cada etapa do processo gere valor e reduza custos.

• Non-cumulatividade plena: ao contrário do modelo anterior, o novo regime amplia o crédito financeiro, permitindo que empresas compensem tributos pagos em etapas anteriores da cadeia produtiva. É essencial mapear insumos, serviços e operações de compra para maximizar o aproveitamento desses créditos.
• Split payment: o tributo passa a ser retido e recolhido automaticamente no ponto de venda ou prestação de serviço, eliminando manobras de postergação. Empresas devem ajustar o fluxo de caixa para suportar pagamentos imediatos e evitar desequilíbrios financeiros.
• Abordagem sistêmica: a gestão deixa de ser fragmentada. Sistemas ERP, módulos fiscais e relatórios financeiros precisam estar integrados para consolidar dados em tempo real, facilitar auditorias e suportar decisões estratégicas.
• Visão prospectiva: o acompanhamento contínuo de indicadores fiscais e financeiros passa a ser prática obrigatória, permitindo ajustes rápidos em cenários de alteração de alíquotas ou regras de crédito.

Ao alinhar processos, tecnologia e governança, as empresas estarão preparadas para extrair o máximo de benefícios da não cumulatividade e do split payment, fortalecendo sua competitividade no novo ambiente tributário.

Como funciona o Simples Nacional Híbrido

O Simples Nacional Híbrido foi criado para permitir que MEs e EPPs mantenham as vantagens do regime simplificado no IRPJ e CSLL, enquanto recolhem a CBS e o IBS pelo regime comum. Essa alternativa oferece maior flexibilidade tributária, conciliando carga reduzida e aproveitamento de créditos fiscais.

• Regime misto: continua a apuração unificada do Simples para IRPJ, CSLL, PIS e COFINS, com alíquotas reduzidas e simplificação de obrigações;
• CBS e IBS no regime normal: recolhimento pelo sistema não cumulativo, com direito a crédito amplo sobre insumos e despesas diretamente relacionadas à atividade;
• Aproveitamento de créditos: empresas podem descontar do valor a pagar o montante de tributos já recolhidos em etapas anteriores da cadeia;
• Repasse de créditos: possibilidade de transferir créditos de CBS/IBS a clientes, reduzindo o custo final dos produtos e serviços;
• Controles separados: exige segregação de receitas e despesas para cada regime, com atualização de sistema de gestão e rotina fiscal dedicada.

Essa opção se torna vantajosa quando o volume de insumos adquiridos for elevado ou quando a empresa presta serviços para terceiros, pois o crédito fiscal pode representar economia significativa. Entretanto, requer estruturação contábil mais sofisticada e sistemas capazes de gerar relatórios separados para garantir conformidade e aproveitar ao máximo os benefícios tributários.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Super Rádio Tupi. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma tributária exige ajustes das MEs e EPPs