DEFIS 2026: Prazo, obrigatoriedade e novas multas que podem penalizar sua empresa
Empresários de ME e EPP optantes pelo Simples, atenção: o prazo final para a entrega da DEFIS 2026 é 31 de março, até às 23h59, no horário de Brasília. Deixar de declarar ou enviar com erros poderá gerar multa de até 20% sobre os tributos informados (mínimo de R$ 200) e R$ 100 a cada 10 omissões.
Para evitar penalidades e manter sua empresa em dia com o fisco, entenda agora quem está obrigado, como realizar o preenchimento pelo Portal do Simples Nacional e quais dados devem constar na declaração.
Atenção ao prazo: evite multas de até 20%
O prazo final para a entrega da DEFIS 2026 é até as 23h59 do dia 31 de março, horário de Brasília. A partir dessa data, as novas regras da Resolução CGSN nº 183/2025 preveem multas que podem chegar a 20% do valor total dos tributos informados.
Caso sua empresa não cumpra o prazo ou apresente erros na declaração, as penalidades aplicáveis são:
- Multa de 2% ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o montante dos tributos declarados;
- Limite máximo de multa acumulada de 20% do total devido;
- Multa mínima de R$ 200, aplicada automaticamente ao primeiro mês de atraso.
Para evitar essas penalidades, programe-se com antecedência e garanta o envio correto e completo da DEFIS dentro do prazo. A atenção ao calendário fiscal é fundamental para manter a saúde financeira da sua empresa.
Quem precisa declarar a DEFIS 2026?
Todas as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional devem entregar a DEFIS 2026, independentemente de terem atividade operacional ou não.
- Empresas ativas: ME e EPP que desenvolveram atividades e obtiveram receita em 2025 precisam declarar os dados socioeconômicos e fiscais normalmente.
- Empresas inativas: ME e EPP sem mutação patrimonial ou movimentação financeira durante todo o ano-calendário devem informar a condição de inatividade, registrando receita mensal igual a zero.
Mesmo sem faturamento, a entrega da DEFIS é obrigatória para manter o CNPJ regular junto à Receita Federal e evitar multas por omissão.
Passo a passo para entregar sua DEFIS via Portal do Simples Nacional
Para entregar a DEFIS pelo Portal do Simples Nacional, siga este passo a passo:
- Acesse o Portal do Simples Nacional (https://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional) e clique em “Já sou contribuinte”.
- Escolha o método de autenticação:
- Certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ);
- Código de acesso (gere no próprio portal com CNPJ e recibo de entrega do IRPF);
- Procuração eletrônica (via e-CAC).
- No menu principal, selecione “Declarações” e depois “DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais 2026”.
- Verifique os dados pré-preenchidos e complete as informações obrigatórias (lucro contábil, rendimentos, quadro de empregados, receitas de exportação etc.).
- Revise todas as telas e clique em “Transmitir”. Caso use certificado, confirme a assinatura digital.
- Ao finalizar, faça o download do recibo em PDF e salve-o como comprovante de entrega.
Com este procedimento, sua DEFIS será enviada corretamente e dentro do prazo legal.
Principais informações exigidas na declaração
Na DEFIS 2026, as empresas devem fornecer dados detalhados sobre sua atividade socioeconômica e fiscal. Confira abaixo as principais informações a serem declaradas:
- Lucro contábil apurado: valor do lucro registrado na escrituração contábil, especialmente quando ultrapassar o limite definido pela Resolução CGSN nº 140/2018.
- Rendimentos dos sócios: identificação completa dos sócios e os valores recebidos por cada um durante o ano-calendário.
- Receitas de exportação direta: total de vendas de bens ou serviços para o exterior sem intermediação de terceiros.
- Ganhos de capital: resultados positivos obtidos na alienação de bens, ativos fixos ou participações societárias.
- Quantidade de empregados: número de colaboradores no início e ao final do período abrangido pela declaração.
- Doações à campanha eleitoral: montantes doados a partidos, comitês ou candidatos, quando houver.
- Ganhos líquidos em operações de renda variável: soma dos lucros auferidos em investimentos como ações, contratos futuros e fundos.
Reunir essas informações com antecedência facilita o preenchimento e reduz o risco de omissões ou inconsistências que possam gerar penalidades.
Penalidades e omissões: o que muda em 2026
Antes de outubro de 2025, o atraso na entrega da DEFIS não gerava multa direta: a obrigação resultava apenas na apuração mensal de débitos no sistema PGDAS-D após o prazo final.
Com a publicação da Resolução CGSN nº 183/2025, em 13 de outubro de 2025, a DEFIS 2026 passa a sofrer penalidades claras:
- Entrega em atraso ou não apresentação: multa de 2% ao mês-calendário (ou fração) sobre o montante dos tributos informados, limitada a 20% do total devido, com multa mínima de R$ 200,00;
- Omissões ou incorreções: penalidade de R$ 100,00 por grupo de até 10 informações erradas ou omitidas.
Essas medidas reforçam a necessidade de enviar a declaração dentro do prazo e com dados completos, evitando acúmulo de encargos e o risco de penalidades financeiras que podem impactar o fluxo de caixa da empresa.
O que fazer se sua empresa ficou inativa em 2025
Empresa inativa é aquela que não apresentou mutação patrimonial nem realizou qualquer atividade operacional durante todo o ano-calendário. Mesmo sem faturamento ou movimentação, ME e EPP optantes pelo Simples Nacional continuam obrigadas a entregar a DEFIS para registrar oficialmente essa condição e evitar multas por omissão.
No preenchimento da DEFIS 2026, siga estes passos para informar a inatividade:
- Na tela de dados gerais, marque a opção “Empresa inativa” ou informe receita mensal (RPA) igual a zero para todos os meses de 2025;
- Verifique se os campos obrigatórios estão preenchidos conforme exigido (mesmo que seja apenas a sinalização de inatividade);
- Transmita a declaração normalmente e faça o download do recibo em PDF como comprovante.
Registrar a inatividade evita problemas futuros junto à Receita Federal e mantém o CNPJ em situação regular.
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Fonte Desta Curadoria
Este artigo é uma curadoria do site Jornal Contábil. Para ter acesso à matéria original, acesse DEFIS 2026: Como descobrir se sou obrigado a declarar?
